Центр надання адміністративних послуг

Нерідко виникають ситуації, коли оригінали документів, що засвідчують право власності на нерухомість загублено, зіпсовано чи пошкоджено.

Втрата документів відбувається з різних причин. На жаль, особливо збільшилася кількість таких випадків через війну.

Відсутність правовстановлюючих документів на нерухоме майно може стати перешкодою в подальшому при вирішенні питань щодо володіння, користування та розпорядження майном.

Слід зазначити, що втрата документів, що посвідчують право власності на майно, не свідчить про втрату самого права власності на майно.

Документи можуть бути втрачені, пошкоджені, знищені, але чинним законодавством передбачена можливість відновлення документів, що засвідчують право власності на майно і в результаті, отримані дублікати документів мають таку ж юридичну силу, що й оригінали документів.

Статтею 53 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що в разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за листовим заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялась нотаріальна дія, нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за листовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору – у тому числі за листовою заявою іпотекодержателя за і

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за листовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялась нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкове справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має чинність оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис.

Крім того, про видачу дублікату нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.

Слід звернути увагу, що до передачі до архіву примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Необхідно зазначити, що з метою недопущення юридичних маніпуляцій, які можуть нашкодити правам і свободам громадян, національній безпеці та правопорядку, відповідно до підпункту 15 пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2022 № 164 нотаріусами, посадовими особами органів місцевого самоврядування, робоче місце (контора) яких розташоване в межах тимчасово окупованих російською федерацією територій, включених до переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окуповані російською федерацією, затвердженого Міністерством розвитку громад та.

У зв'язку з воєнним станом, бойовими діями та перебуванням окремих регіонів у тимчасовій окупації більшість нотаріусів цих регіонів тимчасово зупинили нотаріальну діяльність, перебувають за кордоном або за межами цих адміністративно-територіальних одиниць, деякі перереєстрували свою нотаріальну діяльність в інших регіонах.

Також наказом Міністерства юстиції України надано можливість приватним нотаріусам, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включені до Переліку, для яких не визначено дату припинення можливості бойових дій (контори) у межах відповідної області на строк дії воєнного стану та протягом шести місяців з дня його припинення або скасування з правом здійснювати свою діяльність у межах нотаріального округу, зазначеного у реєстраційному посвідченні про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності.

Крім того, приватним нотаріусом залежно від безпекової ситуації також може бути ухвалено рішення про переміщення документів нотаріального діловодства та архіву до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України.

В умовах воєнного стану у разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включені до Переліку територій, на яких російською федерацією, для яких не визначено дату завершення бойових дій та дату припинення можливості бойових дій, начальником територіального органу Міністерства юстиції України також приймається рішення про переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в межах областей, на які поширюється компетенція України.

Тож, з огляду на зазначене, у кожному конкретному випадку для початку необхідно з'ясувати місце зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса або державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву.

У разі неможливості отримання дублікату документа через втрату доступу до документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса або державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву (наприклад, через окупацію території), особа має право звернутися до суду з іском про визнання права власності на майно.

У Цивільному кодексі України зазначений питання регламентовано статтею 392, згідно з якою власник майна може пред'явити позов про визнання його права власності, якщо це право оспорюється або не визнається іншою особою, а також у разі втрати ним документа, що засвідчує його право власності.

Джерело:  Міністерство юстиції України